L'automatisation des tâches dans Zoho CRM est essentielle pour améliorer l'efficacité et réduire la charge de travail manuelle. Cela se fait principalement à travers la création de workflows et d’alertes. Voici un guide étape par étape pour configurer ces automatisations.

Étape 1 : Accéder à la Configuration des Workflows

1. Connectez-vous à Zoho CRM.
2. Cliquez sur l’icône de Paramètres (engrenage) dans le coin supérieur droit.
3. Sous la section Automatisation, cliquez sur Workflows.

Étape 2 : Créer un Nouveau Workflow

1. Cliquez sur le bouton Créer un workflow.
2. Sélectionnez le module pour lequel vous souhaitez créer le workflow (par exemple, Contacts, Opportunités).
3. Donnez un nom à votre workflow, puis ajoutez une description si nécessaire.
4. Choisissez un type d'exécution pour le workflow :
   • Sur l'ajout d'un enregistrement : Lorsque l'enregistrement est créé.
   • Sur la modification d'un enregistrement : Lorsqu'un enregistrement existant est modifié.
   • Sur une date/heure : À une date ou heure spécifiée.

Étape 3 : Définir les Critères du Workflow

1. Dans la section Critères, choisissez si vous voulez que le workflow s'exécute pour tous les enregistrements ou uniquement pour ceux qui répondent à des critères spécifiques.
2. Si vous choisissez des critères spécifiques, configurez les conditions en fonction des champs disponibles (par exemple, si le statut est "Gagné", exécutez le workflow).

Étape 4 : Ajouter des Actions au Workflow

Après avoir défini les critères, vous devez ajouter les actions que le workflow doit exécuter.

1. Cliquez sur Ajouter une action.
2. Choisissez parmi les options disponibles :
   • Envoyer un e-mail : Pour notifier les utilisateurs ou les clients par e-mail.
   • Créer un tâche : Pour assigner une tâche à un utilisateur.
   • Mettre à jour un champ : Pour changer la valeur d’un champ dans l’enregistrement.
   • Appeler une fonction : Pour exécuter une fonction personnalisée via Deluge Script.
   • Envoyer une notification : Pour envoyer une notification à un utilisateur dans Zoho CRM.

Étape 5 : Configurer des Alertes

Pour ajouter des alertes à votre workflow :

1. Dans les Actions, sélectionnez Envoyer une notification.
2. Choisissez le type de notification (par exemple, notification par e-mail ou par application).
3. Personnalisez le message d'alerte, incluant les champs dynamiques si nécessaire (comme le nom du contact, le statut, etc.).

Étape 6 : Activer le Workflow

1. Une fois toutes les actions configurées, passez en revue les paramètres du workflow.
2. Cliquez sur Sauvegarder et ensuite sur Activer le workflow pour qu'il commence à s'exécuter en fonction des critères définis.

Étape 7 : Tester le Workflow

1. Créez ou modifiez un enregistrement dans le module que vous avez configuré.
2. Vérifiez si les actions définies dans le workflow se déclenchent comme prévu.
3. Ajustez les critères ou les actions si nécessaire pour optimiser le fonctionnement.